Adminisztráció automatizálás cégeknek

A backoffice automatizálás a beérkező ügytől a lezárásig vizsgálja a munkát. Nemcsak az adatbevitel idejét érdemes mérni, hanem a hiánypótlást, a kollégák közötti átadást és a jóváhagyásra várakozást is.

• Email-feldolgozás, mellékletek rendezése és felelős kijelölése.
• Ügyféladatok kezelése, CRM-frissítés, meeting utáni feladatlista és státuszfrissítés.
• Számlák és szerződések adatainak előkészítése ellenőrzésre.
• Beszerzési igények, belső jóváhagyások, határidők és értesítések.
• HR-belépési adminisztráció, dokumentumhiányok követése és hozzáférési igények.
• Pénzügyi backoffice egyeztetések és rendszeres összesítések.

Példafolyamat: emailben érkezik egy beszerzési igény. A rendszer összegyűjti a szükséges adatokat, ellenőrzi a költséghelyet és az összeghatárt, majd a megfelelő vezetőhöz irányítja. Jóváhagyás után létrejön a rögzítendő tétel és a visszajelzés.

A hiányzó adat vagy szokatlan feltétel külön ügyként jelenik meg a felelősnél. Minden átadásnak van állapota, határideje és naplója, így az automatizált adminisztráció elakadás esetén is követhető.

Válasszunk egy nagy volumenű, jól körülhatárolt folyamatot. Rögzítsük egy ügy teljes kezelési idejét, a hibajavításokat, a kivételek arányát és azt, hol kell vezetői döntés. Ez alapján készül a célfolyamat és a próbaüzem elfogadási feltétele.

A bevezetéshez felelős, használati útmutató és visszaállási eljárás is szükséges. Az első időszakban az automatizált eredményeket a jelenlegi munkamenettel összevetve ellenőrizzük, majd csak elfogadott minőség mellett bővítünk.

A levelezés, a táblázatok, a dokumentumtár és az ERP vagy CRM közötti kapcsolatot a rendelkezésre álló interfészekhez igazítjuk. Az ügyazonosító és a hiteles adatforrás kijelölése segít elkerülni a párhuzamos, egymástól eltérő nyilvántartásokat.

AI az email szándékának értelmezésében vagy a szerződésadatok kinyerésében segíthet. Fix összeghatár, határidő-számítás és jogosultság esetén szabályokat használunk.

A folyamat minden szereplője csak a feladatához szükséges adathoz és művelethez kapjon hozzáférést. A tervezés része az adatmegőrzés, a naplózás és az érzékeny dokumentumok elkülönítése.

A HR- és pénzügyi döntéseket nem váltja ki egy szöveges modell javaslata. Külső üzenet, kötelezettségvállalás vagy jogosultságmódosítás előtt a kijelölt jóváhagyó ellenőrizheti a forrást és a tervezett műveletet.

A díjat az érintett rendszerek, az ügytípusok, a jóváhagyási ágak és a kivételkezelés határozzák meg. A megtérülést a ténylegesen felszabaduló kapacitás, a kevesebb javítás és a rövidebb átfutás alapján vizsgáljuk; ebből le kell vonni az ellenőrzési és működtetési költségeket.

Ritkán előforduló ügyeknél vagy folyton változó felelősségi köröknél előbb egyszerűsítés indokolt. Ha nincs egyértelmű folyamatgazda, az automatizálás önmagában nem rendezi a működést.